piątek, 24 października 2014

7 najczęstszych błędów przy pisaniu listu motywacyjnego

W dzisiejszych czasach list motywacyjny stanowi niemal niezbędny element procesu rekrutacyjnego. W większości ogłoszeń o pracę widnieje wymóg przysłania nie tylko samego CV, ale również listu motywacyjnego. Miejmy świadomość, że napisanie listu daje nam sposobność do zaciekawienia pracodawcy i pokazania, iż mamy nie tylko cenne doświadczenie i odpowiednie kwalifikacje, ale również ciekawą osobowość. Wbrew pozorom nie jest łatwo napisać dobry list motywacyjny. Dlatego poniżej umieszczam 7 najczęściej popełnianych błędów przy pisaniu listu motywacyjnego:

      1.       Powielanie treści zawartych w CV.
Mamy CV, więc napisanie listu motywacyjnego poszło szybko: wystarczyło przepisać to, co było w CV, jedynie przekształcając treść w zgrabne zdania. Rekruter, czytając list, utrwali sobie informacje, które wyszczególniliśmy w CV. Dzięki temu na pewno nie pominie tego, co istotne.
Pisząc list motywacyjny, w którym nie ma nic nowego, w żaden sposób nie zainteresujemy rekrutera. Jeżeli nie przedstawimy się w sposób interesujący, nie będziemy spostrzegani jako warci uwagi i zatrudnienia.
Ukończyliśmy dwa kierunki studiów, co oczywiście znalazło się w CV. Więc po co w liście podawać jeszcze raz te kierunki, dla pewności dodając również uczelnię? List motywacyjny NIE JEST powtórzeniem CV w innej formie. Ma stanowić uzupełnienie i pogłębienie tego, co znalazło się w CV. Powinien rozwijać treści CV i dodawać nowe informacje, które nie pasowały do tego, aby zawrzeć je w CV. Jeżeli w CV zawarliśmy listę szkoleń, w których braliśmy udział, nie wypisujmy tych szkoleń w liście. Możemy natomiast napisać, jakie umiejętności nabyliśmy dzięki tym szkoleniom. Jeśli na studiach wykonaliśmy ważny projekt, po to mamy list motywacyjny, żeby o tym wspomnieć. Pamiętajmy, żeby w liście motywacyjnym pojawiła się nowa jakość. Nic nie stoi na przeszkodzie, żebyśmy pochwalili się tam szczególnymi sukcesami i sytuacjami, które wpłynęły na nasz dorobek zawodowy. Możemy wspomnieć o planach ważnych z punktu widzenia pracy.

      2.       Stosowanie ogólników.
Ufff, udało nam się wstawić do listu motywacyjnego praktycznie wszystko z listy wymagań danego ogłoszenia o pracę. Napisaliśmy o tym, że jesteśmy kreatywni i sumienni, dobrze pracujemy w zespole, świetnie organizujemy pracę własną, rewelacyjnie radzimy sobie ze stresem, nie boimy się nowych wyzwań. Skoro mamy to na papierze, to faktycznie tak jest. Rekruter zdecydowanie nam uwierzy, że posiadamy te umiejętności.
Jeżeli rekruter otrzyma informacje niepoparte przykładami, nie uwierzy nam na słowo, nie łudźmy się. Brak argumentów popierających nasze deklaracje świadczy na naszą niekorzyść. Wręcz możemy być posądzeni o mijanie się z prawdą w celu podrasowania dokumentów aplikacyjnych.
Pisanie o swoich kompetencjach osobowych, bez poparcia ich konkretami i faktami, mija się z celem. Nie stosujmy bezmyślnie ogólników, podajmy przykłady. Jeśli mówimy, że dobrze pracujemy pod presją czasu, wspomnijmy sytuację zawodową, w której faktycznie musieliśmy się wykazać tą umiejętnością. Jeżeli przedstawiamy siebie jako kreatywnych, napiszmy o jakimś projekcie wymagającym od nas akurat tej cechy. Umiejętnie funkcjonujemy w zespole? Wypiszmy pełnione obowiązki, które wiązały się z koniecznością pracy w zespole. Nie boimy się wyzwań? Dajmy przykład, jakich nowych działań się podjęliśmy i z jakim efektem.

      3.       Kolokwialny styl i potoczny język.
Te wszystkie dokumenty rekrutacyjne wydają się takie suche, urzędowe, sztywne. Nie podoba nam się to. W związku z tym napisaliśmy list motywacyjny bardziej przystępnym językiem. Dzięki temu będziemy spostrzegani jako wyluzowani, interesujący, komunikatywni. Pojawiło się sporo kolokwialnych zwrotów? To nic, pokazaliśmy się od ludzkiej strony. Rekruter z pewnością to doceni.
Nie doceni. Potraktuje nas jako niepoważnych, niefachowych, niesolidnych. Skoro w taki luzacki sposób podchodzimy do poszukiwania pracy, czy wykażemy się odpowiedzialnością i obowiązkowością w pracy?
Nie zapominajmy, że list motywacyjny ma być profesjonalnym dokumentem. A więc nie ma w nim miejsca na potoczny język. Nawet przy aplikowaniu na bardziej kreatywne stanowiska musimy pamiętać, że należy zachować pewien poziom wypowiedzi. Kolokwializmy i mało profesjonalne zwroty pod żadnym pozorem nie powinny się znaleźć w liście motywacyjnym.

      4.       Zbyt dużo informacji.
Mamy pracodawcy tyle do powiedzenia odnośnie naszej osoby. Każda rzecz, którą robiliśmy, wydaje się taka ważna. Wręcz niezbędna. Boimy się pominąć cokolwiek. A nuż akurat ta informacja okaże się kluczowa? Dlatego na wszelki wypadek napisaliśmy wszystko, co nam przyszło do głowy. Ojej, list motywacyjny zajął dwie strony czcionką 10? Żaden problem, wyjdzie na to, że mamy naprawdę bogate doświadczenie i umiejętności. Rekruter z pewnością się zachwyci naszymi sukcesami.
Przesadnie długi list motywacyjny absolutnie nie ułatwi nam dostania się na rozmowę kwalifikacyjną. Udowodnimy w ten sposób, że nie potrafimy dokonać selekcji informacji, że nie  umiemy zdecydować, co jest ważne, a co nie. Albo że po prostu nie chciało nam się przysiąść na chwilę i zastanowić nad treścią dokumentu.
List motywacyjny nie powinien przekraczać objętości jednej strony A4. A w większości przypadków treść nie powinna być dłuższa niż pół strony. Dlatego należy poświęcić trochę uwagi na przesianie informacji i wyrzucenie części z nich. Nie zawsze jest to łatwe, wiem. Ale powinniśmy dokonać wyboru, które dane są najważniejsze, a bez których jednak możemy się obejść. List motywacyjny nie jest rozprawką. Musi być zwięzły i konkretny.

      5.       Nieczytelny wygląd.
Zadbaliśmy o wysoką jakościowo treść listu. Wszak to jest ważniejsze niż forma. Po co tracić czas na formatowanie treści? Mamy więc czarną czcionkę na białym papierze. Bez akapitów i wyjustowania tekstu. Bez interlinii. Czcionką dziesiątką. Da się przeczytać? No, jakoś się da. Więc wszystko wydaje się w porządku.
Jeżeli nie podjęliśmy wysiłku, aby uczynić nasz dokument czytelnym, nie dziwmy się, jeżeli będziemy postrzegani jako osoby chaotyczne, niedbałe i pozbawione profesjonalizmu. Nie mówiąc już o tym, że damy dowód, iż nie radzimy sobie wystarczająco z obsługą edytora tekstowego.
Oczywiście, najważniejsze jest to, CO napiszemy w liście motywacyjnym, ale nie zapominajmy, że liczy się, JAK to wygląda. Nie każmy rekruterowi wczytywać się w dokument pozbawiony jakiejkolwiek przejrzystości. Absolutnie obowiązkowo należy wprowadzić elementy typu: odpowiednio duża i czytelna czcionka; akapity; wyjustowanie tekstu; przerzucenie literek-sierotek do następnej linijki; interlinia. Warto także wytłuścić słowa-klucze. Wtedy rekruter już na pierwszy rzut oka widzi to, co w liście motywacyjnym najważniejsze. Ale nie przesadzajmy w drugą stronę i nie pogrubiajmy połowy dokumentu. Sprawmy, żeby list swoją formą zachęcał do przeczytania całości. Większość ludzi jest wzrokowcami i ładnie sformatowany dokument spotka się z większą aprobatą niż prosty, standardowy tekst. Dobrym pomysłem może być także dopasowanie wyglądu listu do wyglądu CV, żeby oba dokumenty stanowiły klarowną całość. CV ma kolory i elementy graficzne? Dorzućmy je też w subtelny sposób do listu motywacyjnego.

      6.       Błędy ortograficzne, interpunkcyjne i stylistyczne.
Bardzo ładnie przedstawiliśmy swoje zalety i kompetencje – sensownie i z podaniem przykładów. Ale w tekście pojawiają się mniej lub bardziej rażące błędy: ortograficzne, interpunkcyjne, literówki, a  także niepoprawna składnia. No trudno, nie każdy musi ogarniać każdy niuans języka polskiego.
Co taki list motywacyjny o nas mówi? Że skoro nawet nie chciało nam się starannie sprawdzić zawartości dokumentu aplikacyjnego, to zdecydowanie nie poradzimy sobie w bardziej złożonych i wymagających sytuacjach. Prezentujemy się jako jednostki niekompetentne, leniwe, niechlujne. Tego typu błędy praktycznie nas dyskwalifikują już na starcie.
Pamiętajmy, żeby bardzo starannie przeczytać napisany list motywacyjny, najlepiej kilka razy. Warto również sprawdzić w edytorze tekstowym, czy któreś słowa podkreślają się na czerwono (ale miejmy świadomość, że Word nie wychwyci wszystkich popełnionych błędów). Warto też dać dokument do przeczytania komuś innemu – on może zauważyć coś, co nam umknęło.

      7.       Wysyłanie jednej wersji wszędzie.
Udało się w końcu napisać w miarę sensowny list motywacyjny? Świetnie, to teraz pora na wysyłkę. Znaleźliśmy kilka ogłoszeń o pracę, więc wszędzie wysyłamy ten sam list. Po co cokolwiek zmieniać, przecież tekst brzmi ładnie i znakomicie prezentuje nasze atuty. A wprowadzanie zmian wymaga czasu. To pracochłonne dziesięć razy przekształcać list w przypadku dziesięciu ogłoszeń o pracę.
Powielanie jednego listu nie zadziała na naszą korzyść. Jeśli już na pierwszy rzut oka widać, że taki list motywacyjny jest uniwersalnym szablonem i nie został spersonalizowany, bardziej sobie zaszkodzimy niż pomożemy. Pokażemy, że nie zależy nam zbytnio na danej pracy, skoro nie chciało nam się nawet wysilić na dopracowanie listu motywacyjnego. Wyjdziemy na osoby leniwe, niezaangażowane i pozbawione większych ambicji.
Należy przyjrzeć się wymogom zawartym w ogłoszeniu i odpowiednio zmodyfikować bazowy list, aby widać było, że przeczytaliśmy to ogłoszenie i że piszemy nie do wszystkich firm, ale do tej jednej konkretnej firmy. Nie zapomnijmy również o umieszczeniu odpowiedniej nazwy stanowiska, na które aplikujemy, oraz numeru referencyjnego, jeśli takowy znalazł się w ogłoszeniu. Warto też wspomnieć o tym, gdzie znaleźliśmy daną ofertę pracy.


List motywacyjny jest wymogiem współczesnej rekrutacji i nic na to nie poradzimy. Dlatego warto poświęcić temu dokumentowi dużo uwagi, bo to może zaprocentować przy zdobywaniu pracy. Nie bagatelizujmy roli listu i nie zapominajmy o zwróceniu uwagi na powyższe informacje.